ゆうキジ

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営業のタスク管理の方法について僕の失敗談を話す【結論:タスク管理に追われてはダメ】

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今日は営業のタスク管理・仕事の管理についての記事です。

営業マンをやっていると、多数の顧客を抱え仕事が回らないということが発生してきます。

そこでタスク管理の手法をいろいろ考え、様々なツールも試しまくった僕の失敗談から得られる教訓をお伝えしたいと思います。

ちなみに僕はIT営業4年目で、前職では主にパッケージITサービスの営業をやっていました。

結論:タスク管理を完璧にしようとすると無駄な業務を増やすのでNGです。

僕は無類のツール好きだったので、僕はありとあらゆるタスク管理ツールの部類を試しまくってきました。

関連して、もっと効率的なやり方はないかと仕事術の本も読んで学習もしていました。

仕事をツールで完璧に管理することになぜかチャレンジしていたんですよね。今となれば無駄と思っていますが。

ネットで記事でタスク管理について調べても、企業のページかフリーランスの方やエンジニア系の方の記事が多かったので営業マンの僕は自分で探していくしかない状況でした。

どれくらい試したかというと、それこそほぼ1年間、本を読んだり、十近くのツールを試してきました。

結果ですが、タスク管理をツール完璧にすることは不可能で、無駄であるという結論に至りました。

あくまで仕事を進める上で補助的ツールとして使うべきで頼りすぎてはいけません。その理由をお伝えします。

理由1:重要なことではなくて目の前のタスクをこなすことに没頭しがちになる

タスク管理ツールは今個人で使えるものはたくさんあります。

代表的なのはtodoistAsanaあたりだと思います。

どれも使い方次第で素晴らしいツールであるとは思うのですが、つい何か発生したらなんでもタスクとしtれツールに入れがちです。

いつの間にか10や20とかたまってきてえらいことになってきます。

タスク管理ツールを使っている人は今一度自分のツールを見返して欲しいのですが

そのタスク重要ですか?実はやらなくていいことで溢れてませんか?

これで僕は過去つまづいた、というより無駄な仕事を多くしました。

例えば、「先輩が見て欲しいと共有した記事を見る」とか、「顧客に関係しない社内タスクをやる」とかが大半占めてしまっている状態です。

でもこれって実はどうでもいいタスクだったりします。

営業マンの場合、売上や顧客をとってくることがミッションだと思いますがそこにはほとんど効果ない内容であることも多いです。

であれば思い切って優先度を落とした方がいいです。評価対象にならないこともたくさんあります。

それをやらないことに不安を覚える人もいるかもしれませんが、結局評価面談の時に営業が見られるのって大体数字が達成しているかどうかです。

数字が出れば多少のことは許されますし、むしろ評価されます。逆に数字が出てないと社内の他のタスクしまくったところで無駄扱いされます。

ですので自分の評価に直結しないタスクをやらなかったことなんて忘れてしまっていることも多いので大抵の場合問題ないです。

理由2:タスク管理完璧にしようとしているとタスク管理の時間がものすごく多くなる

僕は当初タスク管理ツール内を見れば、すべての業務が見渡せてやるべきこともわかるという完璧な状態にしようとしていました。

でもこれ非常に無駄です。なぜかというとタスク管理を完璧にしようとするとものすごく時間がかかるしそもそも完璧なんて不可能です。

ただでさえ忙しい業務なのに、タスク管理を入れているとすごく時間がかかります。

どんだけ整理しても、営業の場合顧客の電話一つで状況が変わってしまったりします。

それにどんなに反応のいい電子ツールでも、内容と何をするかといった入力とツールへの登録で5秒とか10秒かかってしまいます。

それなら短いじゃないかと思うかもしれませんが、かかるのはタスクを入れるときだけではないからです。

消すときも5秒かかったり、上で書いた通り普通にしているとタスクが増えていってしまうので整理をしようとするとさらに何十秒とかかかったりします。

その積み重ねが日々起きてしまいます。

1タスク「追加・削除・移動」で30秒かけていたとすると50タスクで25分。100タスクで50分です。なんやかんや1時間がすぐ過ぎます。

タスク管理にツールを使っているとそれを開いたりする接続の時間で10秒待たされたりと積み重ねでかかってしまいます。

1時間あったら営業ならそれなりに電話かけたりできてしまいますよね。すごい時間だと思いませんか?

僕は完璧に管理しようとして普通に気づいたら3時間とかかけていったりしました。本当に今考えると無駄だったと思っています。

僕的お勧めタスク管理手法 成果の為に重要なことを把握して指標化してそれだけは必ず追う。

タスク管理をやる時の問題として細分化しすぎてやっている理由を見逃すということになりがちです。

それって何のためのタスクだったっけ?ということを一度考えてみることをお勧めします。

ここが整理されていると細かいタスク管理をしなくても不安で無くなります。

上記の図はこれはあくまで簡単にした例ですが、こんな感じの整理を一度なるべく紙に書いたりツールに落としたりして整理するという感じです。

何をやっているかというと

①自分のミッション(会社で自分が一番評価される項目)を一番上に書いて、その下に紐づく目標(数値化)を書きます。

②そのために自分が考える課題と解決のKPI(マイルストーン=中間目標 ここもできる限り数値化)を書く

③それをKPIに近づくための行動指標(ここもできる限り数値化)を書く

といった感じです。

この図だとざっくりなんですが、実際やるときは課題はなんだろうって分解した上でKPIの設定をしたりします。

ここで書いたことが絶対的正解である必要はないです。これを仮説として検証できるということがとっても大切です。

こういった指標を作って日々追っているといいことがありまして

①結果が出ないのは何が悪いのかどうかが明確になり、次の行動を考えやすい。

②いい結果が出た場合、自分の成功パターンにしやすい

という特徴があります。

行動目標を達成したのに結果がついてこないということは行動指標が悪いか数が足りないのかもといった仮説が出やすいです。

これをベースにまた違うアクションを追っていけるようになります。

また、逆に達成に成功した場合「この結果を生むためにはこの指標がいい」と次に残しておける成功パターンにできるのです。

こういった整理がないままにタスクを日々こなしてしまうと自分にとって重要なことをできずに毎日が過ぎてしまう。

当然結果も出ないので自信を失い、行動力が落ちる。すると結果も出ない・・・・

といった悪循環に陥りがちです。

ここで出た行動指標を自分がちゃんとできているのかという指標だけはちゃんとおいましょう。

それ以外の仕事もやりますが、決めたことに影響できるくらいなら後回しにしてもいいと思います。

逆にここまで整理してやっていたら例え成果が出なくても、上司や先輩としてもアドバイスや評価をしやすくなります。

ちなみに整理のツールとしては僕はxmindを使っています。ツールでやると紙に書いたときと比べて

「これってここより上位の項目かも」とか修正したい時に手を入れやすいです。

これを一枚作ってよく見る場所に保管とか、印刷しておくだけで意識が変わるのでオススメです。

ここら辺のベースの考えは鬼速PDCAから学びました。ここでようやくタスク管理地獄から抜け出せたなという感じだったのでこの本には感謝です。

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