今日は提案書についてです。
営業であれば、営業でなくても非常に良く作るのがパワーポイントでの資料なのではないでしょうか。
今日は「自分が提案書をうまく作れないのはセンスがない」 「自分は提案書づくりに向いてない」
とつい思ってしまう人に向けて絶対おすすめの本みつけたのでそこから抜粋してエッセンスをお伝えします。
絶対見たほうがいい本 「見やすい資料の一生使えるデザイン入門」
早速ですが、これを今まで見てなかったのがもったいなすぎるくらいいい本だったので紹介します。
提案書とか、資料少しでも作る人はすぐに見たほうがいいレベルです。それくらいおすすめできます。
これを読んで、「この資料読みやすいのになぜか自分が作るとわかりづらい」と思っていた理由とか、
「なんとなくこうするとわかりやすいよな」といったことが非常に明快にわかりました。
見やすい資料の１０か条
この本で紹介されている、１０箇条は以下です。それぞれに対応した形で詳しい説明はされていないのですが、内容から僕なり解釈でまとめました。
全部紹介するわけにはいかないのでさっと説明します。
①「１スライド＝１メッセージ」になっている
②「フォントの特性を利用している」
③色を使うルールを決めている
④色の特性を利用している
⑤脱・箇条書き
⑥装飾がシンプルで無駄な要素がない
⑦情報が凝縮されている
⑧情報のグループ化を行っている
⑨テキストや図が整理されている
⑩情報と情報の間には余白をとっている
①「１スライド＝１メッセージ」になっている
スライドに色んな内容を詰め込みすぎると、何を伝えたいのかわかりづらくなります。
スライドに詰め込みすぎるくらいなら、枚数に限りはないのでスライドを増やしましょう。
②「フォントの特性を利用している」
スライドのフォントは視認性の高くはっきり見える「メイリオ」が一番。Windowsの標準フォント。
英文は「Segoe UI」が一番いい。メイリオの親和性も高くて太字もきれいに映る。
フォントによって与える印象がちがうので、場合によって使い分けるといい。
③色を使うルールを決めている
スライドに使う色の種類は「何が大切であるか」をしっかり伝える為絞る。
３つの基本色に決めるといい。全体の統一感をしっかり出す。
３色は
ベースカラー（黒字に白背景が基本）
メインカラー（テーマとなるカラー このブログで言えばブルー）
アクセントカラー（特に注目を集めたい箇所に利用する）
基本的にはメインカラーにはコーポレートカラー。会社のロゴに近いカラーが選ばれるのでそれをベースに考えるといい。
アクセントカラーは色相環で見たときに反対の色を選ぶと選びやすい。
ちなみにパワーポイントだと、色の設定で真ん中を軸にして反対側の色を選ぶとほぼ外れないです。
④色の特性を利用している
ベースカラーは７割、メインカラーは２５％、アクセントカラーは５％程度が適切
背景と文字の組み合わせてでごちゃごちゃしやすい色の組み合わせがあるので見やすい。
基本は文字は白か黒だが、少し薄めにしておくとちかちかしなくて見やすい
それぞれ色には、与えやすい印象があるので活用してみよう。
文字ではない表現方法としてポイントで使うのもあり。
⑤脱・箇条書き
箇条書きは複数の項目を列挙するのにはわかりやすいが、それぞれに順序が重要度が違う場合に適した記述ではない。
箇条書きではなく、図を入れたり文字数を落としわかりやすい工夫はないか検討する。
⑥装飾がシンプルで無駄な要素がない
装飾はムダに色をつけたり斜体にしたり、影をつけたりしない。
凝ったデザインで全体のデザインを壊すより調和を重視する。
太字・大文字・下線を引く・色を変えるの４つだけで充分
ただし、上記を見てもわかる通り、同じ文近くに装飾を組み合わせるとわかりづらくなるので同じ個所にいくつも使いすぎない。
⑦情報が凝縮されている
短くシンプルにKISS（Keep it Short and Simple ）の法則。
一般的に日本人のスライドは文字が多すぎる。なるべく短くシンプルな表現をできないかを心がける。
体言止めを使うと短く内容をまとめやすい。いらないものはとことん削除
⑧情報のグループ化を行っている
どのことに対する説明が明快になっている。
写真と対応する説明をわかりやすい位置にいれる。関係性が明確になっている表記をする。
並列的な出来事か、順序関係のあることかなど情報を整理している。
⑨テキストや図が整理されている
位置をとにかくそろえる、関係性をわかりやすく表示するなど、分かりやすく整理する。
写真の位置もバラバラだと見づらいのでなるべく大きさを整理する。
⑩情報と情報の間には余白をとっている
余白が少ないと窮屈になって見づらくなる＋情報の境目が不明確になるので、十分な余白を作る。
といった形です。十分な長くなってしまいました。
詳しくは本を見ていただくのが早いです。
パワーポイントを効果的に活用する
さてこういった知識を活かす為には、資料を作成に使うパワーポイントの活用法が必須です。
最初に「表示→スライドマスター」で自分の基本設定をしておくのがおすすめです。
ここで基本的な設定をしてしまうと、後の作業も楽ですし、見やすくなります。
一番最初にやっておいた方がいいのがこの配色とフォントの部分です。
配色の設定の仕方
配色をクリックすると色のパターンが出るので色のカスタマイズを選びましょう
すると設定画面が出るので、先ほどのベースカラー・メインカラー・アクセントカラーの設定をしておきます。
基本的にテキスト/背景 濃色：１を黒 淡色１で白としてベースカラー
テキスト/背景 濃色：２はあなたの会社のメインカラーとそれに対応する白か黒ベースの淡色にするといいと思います。
後はアクセントカラー１にあなたのアクセントカラー＝色相環でメインカラーと逆の色合いを選べば最初はOKです。
フォント
フォントはもっと簡単です。まずフォントのカスタマイズを選びます。
英字フォントに「Seogoe UI」日本語フォントに「メイリオ」を設定すればOKです。
こうしておくことで自分の見やすい配色・フォントがまず使いやすい状態になります。
詳しくは是非本を買って使ってみることをおすすめします。
あなたの資料の評価が上がることは間違いないと思います。それくらいいい本でした。
後この本は月９８０円で本読み放題のkindle unlimitedのリスト中にも入っていて３０日間無料でお試しもできるのでそちらで見るのもありかと思います。
有料でも月９８０円ですから２冊分買えてしまうのがamazonの恐ろしいところですし、お得なところですね。